society & event administration
       

Organisatie. 
BureauPost heeft een uitgebreid intake gesprek met u. Daarbij worden uw plannen en wensen besproken. Er wordt een tijdpad uitgezet voor de onderdelen van de organisatie. Wij produceren uw evenement website met on-line registratie en betaling van kosten. Wij nodigen uw gasten uit en voorzien hen van inlog gegevens voor registratie van hun deelname enzovoort. Het aantal deelnemers mag variëren van laag tot hoog, elke bijeenkomst is voor u uniek en voor ons van gelijk belang, ongeacht de omvang.

Locatie. 
De locatie van de bijeenkomst kan overal ter wereld zijn. Registratie en administratie zijn geheel gecomputeriseerd en wereldwijd toegankelijk.

Congres website. 
De congres website wordt voorzien van uitgebreide registratiemogelijkheden. Elke gewenste keuze optie verwezenlijken wij voor u in een overzichtelijke on-line registratie procedure.

Tijdpad. 
Aanzienlijke tijd kan passeren vanaf de eerste ideeën en planning totdat de bijenkomst werkelijk plaats vindt. Wij houden u op het goede spoor door het volgen van de "roadmap" zoals die is overeengekomen.

Registratie en betaling. BureauPost verzorgt on-line registratie van deelnemers van uw congres. Elke gewenste keuze optie verwezenlijken wij voor u in een overzichtelijke on-line registratie procedure. Alle mogelijke activiteiten zijn in onze congrestool voorzien en optioneel op te nemen in het registratieformulier. Het bedrag voor de toegangsbijdrage kan per deelnemer, of groep deelnemers worden ingesteld. Zo kunt u bijvoorbeeld uitgenodigde sprekers op een plezierige manier laten registreren en daarbij te kennen geven dat bijvoorbeeld geen toegangsbijdrage in rekening wordt gebracht. Ook kan bijvoorbeeld aan deelnemers uit bepaalde landen afwijkende toegangsbijdrage worden aangeboden in het registratieformulier. Betaling vindt on-line plaats op een beveiligde SSL site door middel van creditcard gegevens.

Inlog gegevens. Na de eerste registratie ontvangt elke geregistreerde per e-mail unieke inlog gegevens bestaande uit gebruikersnaam en wachtwoord.

Registratie voor andere mogelijkheden. De registratie voor deelname aan een optionele excursie, deelname aan workshops, congres diner en dergelijke kan tijdens de deelnameregistratie plaats vinden. Alle mogelijke activiteiten zijn in onze congrestool voorzien en optioneel op te nemen in het registratieformulier. U kunt na de eerste registratie inloggen op uw registratierecord om voor meer of andere opties te registreren. Telkens vindt opnieuw de kostenberekening plaats. Teruggave van teveel betaalde gelden vindt plaats binnen 6 weken na het congres.

Hotel reservering. De registratie van Hotelkamer reserveringen vindt plaats op de congres website. Dat kan gelijktijdig met uw eerste registratie. Of u kunt later inloggen en uw hotel reservering aan te geven. Het nog beschikbare aantal kamers wordt bij de verschillende Hotels en kamertypen bij elke kamerreservering geactualiseerd. Daardoor ziet de deelnemer bij elke kameroptie hoeveel kamers daarvan nog beschikbaar zijn. De congres organisator wordt automatisch gewaarschuwd als een bepaald kamertype uitverkocht dreigt te raken. Na registratie of wijziging vindt opnieuw kostenberekening plaats. Teruggave van teveel betaalde gelden vindt plaats binnen 6 weken na het congres.

Annuleringsvoorwaarden. De registratie en betaling vindt plaats op basis van annulering voorwaarden die op de congres website zijn gepubliceerd en die door de registrerende moeten worden geaccordeerd alvorens de registratie kan worden afgerond.

Programma bijdragen. Bijdragen aan het congres worden door de auteur on-line geregistreerd. De auteur kopieert zelf zijn bestanden met de bijdragen vanaf zijn eigen pc naar het Content Management Systeem (CMS) van de registratietool. De registraties van bijdragen worden opgenomen in een individuele registratie map. 24 uur per dag kan de auteur nagaan wat hij heeft aangeboden, geregistreerd, verwijderd, enz.

Financieel beheer. Ontvangst van de betalingen, betaling van rekeningen, en uitbetaling van onkosten vergoedingen woorden door ons verzorgd. Wij verzorgen regelmatig financiële rapportage.

Toegang tot registratiegegevens. Door u gemachtigde personen kunnen op elk gewenst moment on-line nagaan wat er is geregistreerd.
Aangeboden bestanden kunnen via login procedures uit het Content Management Systeem (CMS) worden gedownload naar pc door leden van de organisatie comités, voorzitters van sessies enz. Toegang tot de mappen met bestanden wordt verzorgd door middel van groepsrechten en bijbehorende inlog procedures. 

E-mail adres. Alle e-mail correspondentie aangaande ledenadministratie en financieel beheer worden behandeld via e-mail adres "congressname@bureaupost.nl"

Postadres. CongressName-BureauPost – Postbus 28 – NL-6865 EV Doorwerth – Netherlands.

Correspondentie en verzendingen. Wij produceren uw correspondentie en zorgen voor verzending.

Drukwerk. Wij ontvangen documenten elektronisch per e-mail. Wij redigeren het document met professionele desktop publishing programma's en produceren het format en de lay-out volgens uw ideeën en instructie. Wij redigeren, drukken, verpakken en versturen het materiaal tegen gereduceerd tarief in samenwerking met drukkerij "DIGIDRUK VANDENHUL B.V." in Heteren.

BureauPost draagt bij aan de organisatie van een succesvolle gebeurtenis, met professionele registratie, betrouwbaar en accuraat financieel beheer en nauwgezette correspondentie met auteurs, session organisers, en deelnemers. Wij besparen uw organisatie tijd, en verzekeren u dat de bijeenkomst organisatorisch van hoog niveau zal zijn. Wij zorgen voor het plannen, ontwerpen, ontwikkelen, coördineren, implementeren en monitoren van uw bijeenkomst. 

Betrouwbaar en accuraat werk, en bovendien goed "partnership" met uw organisatie, dat is onze beweegreden. Indien nodig maken wij gebruik van subcontractors voor het uitvoeren van bepaalde taken.

Het freelance werk en de regeling voor onkostenvergoeding worden in een contract vastgelegd. Alle te maken kosten vanaf initiële planning tot en met de kosten van het feitelijke congres komen ten laste van uw organisatie. Indien gewenst contracteren wij voor u een "evenementen verzekering" om financieel risico voor uw organisatie uit te sluiten.

De vergoeding aan BureauPost wordt gebaseerd op een bedrag per deelnemer, of op een "flat rate", of op een bedrag per uur. De kosten hangen af van de verdeling van taken zoals tussen opdrachtgever en BureauPost overeen te komen.

We gebruiken geavanceerde computer toepassingen om financiële ontwikkelingen en registratie te volgen. Rapportage maakt complexe database informatie eenvoudig beschikbaar voor het "Organisatie Comité" en "Wetenschappelijk Programma Comité".

 

 
   
   
 
BureauPost | Postbus 28 | 6865 ZG | Doorwerth | The Netherlands