society & event administration
       

Administratieve dienstverlening in detail

BureauPost voert de volledige leden- en financiële administratie voor uw vereniging. 
Het bestuur is daarmee gevrijwaard van de beslommeringen van deze administratieve bezigheden en kan zich geheel richten op bestuurlijke en beleidsmatige zaken. De dienstverlening omvat de volgende activiteiten.

On-line ledenadministratie. De actuele database van uw vereniging wordt door ons omgezet in een on-line database met Content Management Systeem (CMS).

Wijzigingen van adresgegevens en andere personalia. Leden hebben via een inlog procedure toegang tot hun eigen registratie record. Zij kunnen on-line wijzigingen van adresgegevens en andere personalia doorvoeren. Daarmee is uw ledeninformatie altijd up-to-date.

Aanvraag lidmaatschap en betaling contributie. Geïnteresseerdenkunnen on-line een aanvraag indienen voor het lidmaatschap. Als uw vereniging geen ballotage kent kan het lidmaatschap direct na de on-line betaling ingaan.
Mocht u gebruik maken van een ballotage procedure dan wordt de aanvraag na registratie automatisch als verzoek per e/mail toegezonden aan door u op te geven e-mail adressen van bestuursleden. On-line kan door elke functionaris worden aangegeven of men akkoord gaat met het toekennen van het lidmaatschap.
Na selectie van de finale akkoord verklaring wordt de aanvrager geïnformeerd dat het lidmaatschap na ontvangst van zijn/haar betaling zal ingaan. Bij deze mededeling worden de inlog gegevens voor de registratie opgegeven. Na inloggen kan de aanvrager tot betaling met creditcard of via iDEAL betalen.
Na betaling gaat het lidmaatschap in en wordt eventueel en e-mail met adres gegevens verzonden aan uitgevers van tijdschriften voor abonnering van het nieuwe lid.

Contributie betaling. Aan de leden wordt per e-mail op een door de administrateur opgegeven datum de factuur voor betaling van de contributie verzonden, vergezeld van inlog gegevens en een overzicht van actueel beschikbare lidmaatschap gegevens. Na inloggen kan de contributie worden voldaan. De betaling vindt plaats door het invoeren van creditcard gegevens of door gebruik te maken van iDEAL en on-line bankieren.

Toegang tot gegevens. Leden hebben on-line met gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot hun eigen registratie record. Daarnaast kan het bestuur bepaalde personen machtigen tot toegang tot delen van de database.

Mededeling van wijzigingen. Aanvragen van lidmaatschap en bewerkingen van records worden automatisch per e-mail gemeld aan adressen opgegeven in het administratie deel van het CMS.

Overzichten tonen aan leden. Het bestuur kan aan de Algemene Ledenvergadering voorstellen om aan leden die zijn ingelogd bepaalde overzichten van geregistreerde gegevens beschikbaar te stellen.

Overzichten tonen aan het publiek. Het bestuur kan aan de Algemene Ledenvergadering voorstellen bepaalde overzichten van geregistreerde gegevens beschikbaar te stellen aan het publiek.

Correspondentie adres. "SocietyName”-BureauPost - Postbus 28 – NL-6865 ZG Doorwerth is het postbus adres van uw vereniging.

Correspondentie en verzendingen. Wij produceren uw correspondentie en zorgen voor verzending.

Drukwerk. Wij ontvangen documenten elektronisch per e-mail. Wij redigeren het document met professionele desktop publishing programma's en produceren het format en de lay-out volgens uw ideeën en instructie. Wij redigeren, drukken, verpakken en versturen het materiaal tegen gereduceerd tarief in samenwerking met drukkerij "DIGIDRUK VANDENHUL B.V."te Renkum.

E-mail adres. "SocietyName”@bureaupost.nl. Alle e-mail correspondentie aangaande ledenadministratie en financieel beheer worden behandeld via dit e-mail adres

Financiële administratie. BureauPost zorgt voor verzending en navolging van uw facturen. Wij zorgen door middel van telebankieren voor betaling van onkostenvergoedingen aan bestuursleden, enz. Jaarlijks verzorgen wij de financiële rapportage. Op aanvraag wordt tussentijds financieel verslag gedaan.
 

 
   
   
 
BureauPost | Postbus 28 | 6865 ZG | Doorwerth | The Netherlands